Les solutions pour alléger les actes administratifs

En quoi consiste les actes administratifs dans une entreprise ?

Le courrier est une part importante de la vie d’une entreprise. Il peut contenir des informations importantes et sensibles ou confidentielles. Le courrier doit être distribué de manière rigoureuse. Dans un premier temps, le courrier est trié en fonction des personnes concernées et du contenu. Puis, la date du jour est inscrite sur le pli.

Le suivi des règlements et encaissements peut modifier la trésorerie de l’entreprise, c’est pour cela que son suivi doit être précis. Chaque facture doit être vérifiée et liée à une facture et un bon de livraison. Après chaque règlement, la facture est classée. La facturation doit être effectuée de manière claire et consciencieuse. Quant aux paiements, ils doivent être enregistrés pour être validés par le dirigeant. Nous vous conseillons de privilégier les virements et prélèvements, vous pouvez ainsi maîtriser les délais, éviter les impayés et gagner du temps de gestion. 

Un autre des pôles administratifs importants, les ressources humaines gèrent l’aspect administratif (paie, juridique, contrats de travail) et développement (carrière, recrutement, formation). L’objectif des ressources humaines est de créer et gérer la partie managériale et sociale de manière performante. 

Comment gérer les actes administratifs ?

Comme nous avons pu le voir, les actes administratifs sont nombreux au sein d’une entreprise et vous en voyez qu’une partie de l’iceberg. Ces différentes activités peuvent être dirigées en interne ou en externe, mais quoi qu’il en soit les documents en découlant devront être conservés. L’un ou l’autre, vous devez connaître vos besoins en ressources de temps, de personnels et d’argent. Ces points vous aideront à choisir entre un ou des services internes ou un ou des prestataires extérieurs.

Le suivi des règlements, paiements et facturation ne peut se faire qu’en interne. Vous pouvez le faire vous-même en prenant en compte que c’est du temps que vous devrez prendre. Vous pouvez aussi embaucher un gestionnaire administratif qui pourra s’occuper de cette partie ainsi que du courrier, par exemple. Une partie des ressources humaines sont effectuées en interne comme le recrutement, le développement de carrière. Si vous avez un service dédié, vous n’aurez rien à vous occuper. Cependant, il ne faut pas oublier que tout cela à un coup et vous n’avez peut-être pas les besoins nécessaires pour avoir tout en interne.

Par conséquent, vous avez la possibilité de faire appel à des prestataires extérieurs. Des PME/TPE font appel à un cabinet comptable extérieur pour effectuer la comptabilité et une partie ressources humaines ce qui vous allège déjà d’un temps considérable. Des prétoires vous proposent de prendre en charge toute la gestion administrative de votre entreprise. Ils ont plusieurs offres comprenant un secrétariat courant, une comptabilité, des services généraux, etc. 

En conclusion, vous avez des solutions à votre disposition pour alléger les actes administratifs, à vous de voir selon vos besoins et moyens ce qui convient le mieux à votre entreprise.