Pourquoi externaliser le secrétariat de son entreprise

Pourquoi externaliser le secrétariat de son entreprise

Une gestion administrative à tenir, des saisies informatiques répétitives, un accueil téléphonique permanent et de qualité à proposer, des prospects et des relances à effectuer…

Autant d’activités chronophages, mais pourtant nécessaires au bon fonctionnement et au développement de votre entreprise !

Il existe de multiples raisons d’externaliser le secrétariat de son entreprise. Que ce soit pour des besoins ponctuels ou récurrents, des missions occasionnelles, permanentes ou urgentes, il est fréquent pour certaines organisations de faire appel à des secrétaires indépendants. Ces derniers travaillent généralement à distance et permettent de répondre à un surcroît d’activité, en optimisant ainsi la productivité et gagnant en réactivité auprès de leur clientèle.

Maîtrise du budget

Faire appel à un prestataire externe permet de maîtriser et de réduire son budget. En effet, l’offre proposée est souvent modulable suivant vos besoins et le volume de travail à fournir, pour s’adapter au mieux à votre activité et à vos directives. Les charges sociales et les frais de gestion sont de fait réduits.

Exit les formalités de recrutement, les déclarations d’embauche, les contrats de travail, les congés payés ou du personnel en maladie. Une procédure plus simple et économe, une offre sur mesure et la prestation vous est facturée uniquement pour le service rendu.

Une offre plus large de compétences

Ce moyen permet, notamment, un accès à des compétences classiques et variées, comme la permanence téléphonique, la prise et le report de rendez-vous, la gestion et la saisie informatique, le suivi des devis et des factures, la relance des impayés, les transcriptions et compte rendu, le suivi de la trésorerie…  

Mais, il propose également des compétences plus techniques comme la maîtrise d’outils modernes et technologiques, la mise à jour de votre site internet, l’e-mailing, le télémarketing, la mise en forme et la promotion d’événements, la communication ou encore le développement de votre entreprise sur les réseaux sociaux…

Cette prise en charge rapide et efficace, centrée sur des tâches bien précises et définies, permet d’optimiser la productivité et la flexibilité de votre activité. En faisant appel à un collaborateur qui travaille à distance, vous réaliserez des économies de fonctionnement, de déplacement, de divers investissements (mobilier, matériel informatique frais d’entretien liés…), tout en vous faisant profiter d’un gain de place dans vos locaux.

En effet, toujours disponible et doté d’une grande réactivité votre secrétaire externe pourra développer votre image de marque en vous faisant profiter d’une prestation de qualité. Faire appel à un prestataire sérieux et qualifié, qui connaît les diverses problématiques liées aux petites et grandes structures, sera à même de répondre et de s’adapter à vos demandes, vous permettant ainsi de gagner en expertise et en gestion du temps.

Dès lors que vous aurez instauré une relation de confiance avec votre prestataire, vous pourrez vous consacrer sereinement et pleinement à votre activité principale. Vous dégageant ainsi du temps et des avantages financiers, tout en développant votre activité avec des partenaires qualifiés !