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Le contrat de domiciliation : caractéristiques et modèle

Toute entreprise doit disposer d’une adresse légale, qui peut être l’adresse de son activité physique ou pas. Il est possible d’établir le siège au domicile du gérant pour une durée limitée, mais il est préférable de se tourner vers d’autres solutions pour le long terme. Qu’il s’agisse de locations de locaux, ou d’une domiciliation d'entreprise, la procédure doit être régie par un contrat en bonne et due forme.

Les paramètres du contrat de domiciliation

On désigne sous le terme de “contrat de domiciliation” un document qui répond impérativement aux caractéristiques suivantes : il doit être rédigé par écrit, conclu pour une durée minimum de trois mois, renouvelable par tacite reconduction (sauf préavis de résiliation émis par l’une ou l’autre des parties), et notifié au RCS avec les informations constitutives de l’accord. Il est ainsi obligatoire de mentionner la dénomination sociale de la société domiciliataire, son numéro unique d’identification, et son lieu d’immatriculation principale.

Les obligations qui encadrent le contrat

La société domiciliée et la société domiciliataire sont toutes deux soumises à un ensemble d’obligations légales, qu’il importe de connaitre et d’observer scrupuleusement.

Ainsi, le domicilié est tenu de notifier le domiciliataire de toute modification concernant son activité, son objet social ou sa forme juridique. Il doit également le tenir informé de toutes les personnes qui ont le pouvoir d’engager la société à titre habituel, ainsi que leur adresse personnelle. Il doit par ailleurs donner mandat au domiciliataire pour recevoir toute notification légale en son nom. Enfin, le contrat implique qu’il utilise les locaux soit comme siège social, soit comme une agence ou une succursale officielle.

La société domiciliataire, quant à elle, doit être immatriculée au registre du commerce et des sociétés, ou au répertoire des métiers. La seule exception possible est qu’il s’agisse d’une personne morale française de droit public.

Elle doit également, dans le cadre du contrat, mettre à disposition du domicilié une pièce qui soit propre à assurer la confidentialité des documents de l’entreprise, et l’organisation de réunions d’administration dans de bonnes conditions. Pour chaque personne domiciliée, le domiciliataire doit détenir un dossier complet qui comprenne notamment le domicile et les coordonnées téléphoniques du dirigeant.

Parmi ses autres obligations, la société domiciliatrice doit fournir tous les renseignements que demande un huissier de justice muni d’un titre exécutoire. Et chaque trimestre, elle doit envoyer au centre des impôts et à tous les organismes de recouvrement de cotisations, la liste exhaustive des personnes physiques et morales domiciliées dans ses locaux, en indiquant les nouveaux arrivants et les domiciliés partant. Chaque année, avant le 15 janvier, elle doit leur communiquer un récapitulatif des personnes présentes au premier janvier.

Le non-respect de ces obligations peut entrainer une amende correspondant à une contravention de 5ème classe (dont le montant peut aller jusqu’à 1500 euros).

Modèle de contrat de domiciliation

Afin de rédiger le contrat de domiciliation dans les meilleures conditions possibles, il est possible de s’appuyer sur un modèle comme celui qui est proposé ci-dessous.

Entre les soussignés :

La société _____

Forme juridique, au capital de _____ euros

Siège social

Immatriculée sous le n° _______ au RCS de ______

Représentée par M.______, agissant en qualité de ______

Ci-après désignée « le domiciliataire »

D’une part,

Et

La société _____

Société à responsabilité limitée en formation, au capital de _____ euros

Siège social

Immatriculée sous le n°_____ au RCS de ______

Représentée par M._____, agissant en qualité de gérant

Ci-après désignée « le domicilié »

D’autre part

APRÈS AVOIR RAPPELÉ QUE :

Le domiciliataire dispose d’un immeuble à usage de bureaux situé à ____, qu’il exploite en vue de la prestation de services communs aux entreprises.

Cet immeuble est composé de :

(Description détaillée des locaux et matériels mis à la disposition de l’entreprise domiciliée)

Les locaux ci-dessus désignés comprennent les équipements suivants :

(par exemple : un bureau de réception et d’accueil ; un standard téléphonique ; une ligne de télécopie ; une photocopieuse)

IL A ETE ARRÊTÉ ET CONVENU CE QUI SUIT :

  Article 1 – Objet

Le présent contrat a pour objet la domiciliation du siège social de l’entreprise domiciliée conformément aux dispositions des articles R 123-167 à R 123-171 du Code de commerce relatifs à la domiciliation des entreprises.

  Article 2 – Prestations

Le domiciliataire met à la disposition du domicilié, qui accepte, dans l’immeuble désigné en préambule des présentes :

– un local à usage exclusif de bureaux d’une surface de ____m² environ ;

– les services suivants :

(Description des services : téléphone, courrier, secrétariat, …)

  Article 3 – Obligations du domiciliataire

Le domiciliataire s’engage à :

– être immatriculé au Registre du Commerce et des sociétés ou au Répertoire des Métiers durant l’occupation des locaux ;

– mettre à la disposition du domicilié des locaux permettant une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise et l’installation des services nécessaires à la tenue, à la conservation et à la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements ;

– informer le greffe du tribunal, à l’expiration du contrat ou en cas de résiliation de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l’entreprise dans ses locaux.

– fournir chaque trimestre au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents, une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période, ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le quinze janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier

  Article 4 – Obligations du domicilié

Le domicilié s’engage à utiliser effectivement et exclusivement les locaux susvisés pour son siège social et à informer le domiciliataire de toute modification de son activité, de sa forme juridique, de son objet et de l’identité des personnes ayant le pouvoir de l’engager.

  Article 5 – Durée

Le présent contrat est consenti pour une durée de ____ mois à compter du _____

(Le contrat de domiciliation doit être d’une durée minimale de 3 mois.)

Il se renouvellera par tacite reconduction pour une durée de ______ mois, sauf résiliation notifiée par l’une des parties par lettre recommandée avec demande d’avis de réception _____ mois avant le terme fixé. Lors de l’expiration du contrat ou en cas de résiliation, le domiciliataire devra informer le Greffe du Tribunal de commerce de _____ de la cessation de la domiciliation.

  Article 6 – Redevance

Le présent contrat est consenti moyennant une redevance mensuelle de _____ euros hors taxes payable d’avance. (montant en lettres et en chiffres de la somme correspondant au loyer)

  Article 7 – Dépôt de garantie

Le domicilié verse, au moment de la signature du présent contrat, la somme de ____ euros à titre de dépôt de garantie.(montant en lettres et en chiffres de la somme constituant le dépôt de garantie)

A la fin du contrat, ce dépôt de garantie sera remboursé déduction faite des sommes éventuellement dues au domiciliataire. Il ne dispense pas le domicilié d’acquitter les loyers jusqu’au terme prévu.

  Article 8 – Attribution de juridiction

Tout litige pouvant survenir entre les parties relatif à l’exécution du présent contrat sera porté devant le tribunal de commerce de _____.

  Article 9 – Élection de domicile

Pour l’exécution du présent contrat, les parties élisent domicile à :

– le domiciliataire : ______

– le domicilié : ______

Fait à _________ Le __/__/__

En __ exemplaires.

Signature des parties