Politique de protection des données

Politique de protection des données à caractère personnel à destination des Utilisateurs

 

Koah SAS, une entreprise du Groupe Parajuris

Ci-après DIGIDOM

R.C.S. Paris 797 978 996

Agrément préfectoral : DOM2010402

10, rue de Penthièvre, 75008 Paris

Représentant légal : Monsieur Julien Lancret

 

Le présent document constitue une Politique de protection des données à caractère personnel (Ci-après la Politique) rédigée dans une logique de transparence dans un format compréhensible et aisément accessible afin de permettre à toute personne de connaître les garanties adoptées par DIGIDOM au titre du Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel (Ci-après RGPD/GDPR) et de la loi Informatique et libertés modifiée. Cette politique étant susceptible d’être modifiée, nous vous invitons donc à vous y référer régulièrement.

 

La Politique de protection des données à caractère personnel est destinée à l’ensemble des personnes physiques qui sont en relation avec DIGIDOM. La Politique est accessible au travers des différents moyens qui sont mis à la disposition par DIGIDOM (Sites internet, applications ou services mobiles …). Toute question concernant la politique de protection des données de DIGIDOM peut être posée en utilisant la rubrique Contact.

Les données à caractère personnel sont collectées et traitées par DIGIDOM dans le respect des principes et exigences applicables résultant du RGPD

. Collecte et traitement des données, document et informations dans le périmètre de la gestion de la relation client et des contacts, pour des objectifs et des finalités licites, explicites, légitimes, selon des procédés loyaux, en vue de fournir des services de domiciliation et de location de bureaux équipés, dans le respect de la règlementation applicable à cette activité commerciale ; 

. Indication si l’exigence de fourniture de données à caractère personnel a un caractère réglementaire ou contractuel ou si elle conditionne la conclusion d’un contrat et si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel, ainsi que sur les conséquences éventuelles de la non-fourniture de ces données ; 

. Indication lorsque le cas se présente de l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, avec l’indication des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de cet éventuel traitement pour la personne concernée ;. Indication lorsque le cas se présente de l’intention d’effectuer un traitement ultérieur des données à caractère personnel pour une finalité autre que celle pour laquelle les données à caractère personnel ont été collectées, avec la fourniture préalable des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information permettant de la comprendre de manière transparente ;. Communication des données restreinte aux destinataires habilités, comprenant les services compétents de DIGIDOM ainsi que les experts et partenaires concernés par la fourniture des services, de même que les autorités publiques susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le cadre d’une mission d’enquête particulière conformément au droit applicable ;

. Transparence des traitements avec une information appropriée des personnes dans tous les cas de collecte, données reçues des personnes elles-mêmes, provenant de tiers ou des technologies ; . Minimisation des traitements, mise à jour régulière des données, conservation proportionnée en fonction de critères déterminés liés à la finalité du traitement et aux exigences contractuelles et opérationnelles, dans le respect des lois et règlements ;. Prise en compte des exigences applicables aux sollicitations commerciales par email ou téléphone ;. Encadrement des relations avec des partenaires et des sous-traitants ;. Adoption de mesures d’encadrement en cas de transferts de données à destination d’un pays situé hors de l’Union européenne ;. Sensibilisation des collaborateurs à la protection des données personnelles et à la confidentialité ;. Sécurité des traitements et des données ;. Prise en compte de l’ensemble des droits reconnus aux personnes physiques.

DIGIDOM recours à des prestataires techniques fournissant des services notamment à partir de pays situés en dehors du territoire de l’Union européenne. Conformément aux exigences du RGPD/GDPR, DIGIDOM s’assure dans ce cas de l’existence de garanties appropriées ou adaptées. DIGIDOM se tient à votre disposition pour apporter toute information ou précisions souhaitées à ce sujet.

Au sein de DIGIDOM, la prise en compte des principes et exigences du droit de la protection des données à caractère personnel s’accompagne de mesures organisationnelles et techniques afin d’appliquer concrètement les dispositions du RGPD.

DIGIDOM s’interdit d’utiliser, reproduire, adapter, modifier, publier ou distribuer les Données utilisateur, et ce pour quelque but que ce soit, sauf autorisation expresse de ce dernier. L’utilisateur conserve l’entière propriété des informations et documents qu’il confie à DIGIDOM.

Les traitements de données à caractère personnel réalisés s’inscrivent dans des situations clairement identifiées en fonction de votre relation avec DIGIDOM

– Information et communication externe

DIGIDOM procède au traitement de données à caractère personnel aux fins d’information ou de communication externe à destination de l’ensemble des personnes qui souhaitent en savoir plus sur ses activités ou être informées dans la durée. Cela inclut également la gestion des opérations liées à ses activités évènementielles.

– Création et gestion du compte client

DIGIDOM procède au traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion l’animation de la relation avec les clients, ce qui inclut notamment la prise en compte des informations administratives et des pièces justificatives, la facturation et les paiements, la création et la signature sous forme électronique du contrat de domiciliation, la numérisation des courrier postaux et documents reçus par les clients à l’adresse de domiciliation et leur mise à disposition sous forme numérisée. Des traitements de données complémentaires peuvent être réalisés en fonction des services optionnels souscrits par les clients auprès de DIGIDOM ou d’experts et partenaires référencés.

L’activité de Koah SAS dans le cadre de DIGIDOM étant soumise aux obligations en matière lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LAB-FT ; Code monétaire et financier) ainsi qu’aux Lignes directrices de la Direction générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes et de Tracfin, ce qui oblige DIGIDOM à réaliser en interne des analyses et vérifications portant sur les informations et documents qui lui sont remis ainsi qu’à la conservation dans des conditions strictes de confidentialité pendant 5 ans à compter de la cessation de la relations d’affaires avec les clients les documents relatifs à l’identité́ des clients et bénéficiaires ainsi que les documents relatifs aux opérations faites par les clients. Au regard de l’exigence de fourniture de données ayant un caractère réglementaire et s’imposant à Koah SAS, l’éventuel refus de fournir les données requises pourra rendre impossible toute contractualisation avec DIGIDOM. L’application des présentes exigences conduit Koah SAS à réaliser un profilage au sens du RGPD afin de respecter ses obligations légales.

– Mise à disposition de technologies, services Internet et mobile

DIGIDOM procède au traitement de données entrant dans le cadre de la mise en œuvre du site Internet accessible à l’adresse www.digidom.pro ainsi que dans le cadre de mobile de DIGIDOM disponible en téléchargement eu sein des magasins d’application Apple store et Androïd store. Ces traitements réalisés ont pour finalité de permettre à DIGIDOM de comprendre les usages de son site Internet par ses visiteurs et clients, de même qu’ils doivent permettre aux clients d’accéder à leur compte client et de bénéficier de la mise à disposition à distance des courriers et documents numérisés reçus à l’adresse de domiciliation.

– Cookies

L’Utilisateur est informé qu’à l’occasion de ses visites sur le site DIGIDOM, un cookie est susceptible de s’installer automatiquement sur le logiciel de navigation Internet et stocké sur le disque dur de son terminal informatique. Il existe traditionnellement trois types de cookies : cookie de navigation, cookie statistique de mesure d’audience, cookie de publicité. DIGIDOM est susceptible d’utiliser des cookies de navigations afin d’apporter des services aux Utilisateurs, le cookie étant dans ce cas accessible par DIGIDOM lors de visites ultérieures sur le Site Internet. Le fichier du cookie peut notamment contenir des informations telles que l’identifiant de l’Utilisateur pour faciliter l’usage de certaines fonctionnalités (Remplissage de champs obligatoires, mots de passe …) ou simplement des informations relatives à la navigation sur le Site Internet (les pages consultées, la date et l’heure de la consultation, etc.). Le cookie peut ne contenir aucune information nominative et permettre uniquement à DIGIDOM de mieux comprendre la fréquentation de son site pour en améliorer le contenu ou contenir des informations. L’Utilisateur peut refuser la présence de cookie grâce au paramétrage du logiciel de navigation qu’il utilise. En cas de difficulté lors du paramétrage, l’Utilisateur est invité à consulter la méthode décrite à l’adresse suivante par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés : http://www.cnil.fr. 

DIGIDOM reconnaît aux personnes l’applications des droits résultant du RGPD en fonction des demandes qu’elles souhaitent faire valoir et s’engage à prendre en compte toute demande dans les meilleurs délais

– Droit d’accès, permettant d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel.

– Droit de Rectification, permettant d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes et, compte tenu des finalités du traitement, le droit d’obtenir que les données soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

– Droit à l’effacement, permettant d’obtenir l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel lorsque certains motifs sont réunis

– Droit à ne pas faire l’objet d’une prospection notamment par email ou téléphone.

– Droit d’obtenir la limitation du traitement des données lorsque certains éléments sont réunis.

Comment procéder pour exercer ses droits auprès de DIGIDOM ?

DIGIDOM s’engage à examiner toute demande afin de faciliter l’exercice des droits reconnus par le RGPD. Des réponses vous seront apportées d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples. Les informations pourront vous être fournies par écrit ou par d’autres moyens y compris par voie électronique si cela lorsque est approprié ou si votre demande est présentée sous cette forme. A votre demande, les informations peuvent être fournies oralement, à condition que votre identité soit démontrée par d’autres moyens. En toutes hypothèses, en cas de doutes raisonnables quant à votre identité, il pourra vous être demandé de fournir fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer votre identité.

Comment prendre contact avec DIGIDOM dans le cadre de la Politique sur la protection des données à caractère personnel ?

Vous pouvez prendre contact avec DIGIDOM à tout moment afin d’en savoir plus sur le traitement de vos données, ainsi que sur l’application du RGPD, de la loi Informatique et libertés modifiée et de l’application de la présente Politique. Veuillez transmettre votre demande ou toute question selon votre choix par écrit ou par oral en utilisant les coordonnées suivantes afin que nous puissions y répondre dans les meilleurs délais :

 

DIGIDOM – Koah SAS

10, rue de Penthièvre, 75008 Paris

contact@digidom.pro

T. 01 85 53 38 24

 

Afin de s’assurer de votre identité, il pourra vous être demandé de fournir des informations ou documents justificatifs.