Le guide de la domiciliation

Domicilier son entreprise, c'est définir l'adresse de son siège social. Il s'agit de l'adresse à laquelle les autorités juridiques, fiscales et administratives peuvent atteindre la société. La domiciliation du siège social d'une entreprise peut être différente du lieu d'exercice, de production et de présence des employés.

La domiciliation définit l'endroit où l'entreprise va recevoir son courrier ainsi que l'ensemble de ses documents officiels.

La définition de cette domiciliation est extrêmement importante pour la vie future de l'entreprise car c'est elle qui vient déterminer de quelle compétence territoriale elle dépend dans les cas de litiges devant les tribunaux ou la nature de certaines taxes et impôts spécifiques.

Enfin, choisir l'adresse de son siège social ou procéder au changement  d'une nouvelle domiciliation pour son entreprise peut aussi répondre à une volonté d'améliorer son image de marque en bénéficiant d'un emplacement plus prestigieux par exemple.

l existe plusieurs formes de domiciliations admises par le droit français avec chacune ses avantages et ses inconvénients.
 

• Domiciliation chez soi qui implique que l'entreprise est domiciliée à l'adresse personnelle de l'entrepreneur. Une option pratique souvent plébiscitée par les auto entrepreneurs ou les dirigeants ne disposant que d'un faible nombre d'employés. 

Cette solution présente l'avantage d'être peu coûteuse, rapide et facile à mettre en place. Toutefois, il est conseillé de bien réfléchir avant de domicilier l'adresse de son siège social chez soi, surtout si l'entrepreneur a des velléités de développement ou besoin d'une image de marque plus prestigieuse qui nécessitera tôt ou tard de procéder à un changement de domiciliation.
 

• La domiciliation dans les locaux d'activité qui consiste à utiliser l'adresse de son commerce, de ses bureaux ou de ses locaux de production. Une solution souvent retenue par les entrepreneurs par souci de facilité et de praticité, surtout pour les commerces de proximité qui doivent faire coïncider leur adresse administrative avec la dimension commerciale de leur activité locale.
   
• La société de domiciliation qui présente l'avantage de fournir une adresse plus prestigieuse à l'entreprise pour y établir son siège social. Outre ces avantages, une société de domiciliation telle que Digidom propose toute une gamme de services tels qu'un accompagnement personnalisé en cas de transfert de siège, la mise à disposition de bureaux, la location de salles de réunion ou encore des prestations administratives ou de secrétariat.

Différentes raisons peuvent motiver un entrepreneur ou un dirigeant d'entreprise à transférer son siège social en choisissant une nouvelle domiciliation :
 

1. Des raisons liées à la fiscalité : les entreprises sont toujours à la recherche de solutions d'optimisation fiscale. Selon la zone dans laquelle est domicilié le siège social d'une entreprise, les règles de fiscalité et d'imposition peuvent être différentes et plus favorables.
    
2. Des raisons stratégiques : rapprochement du public cible ou de réseau de fournisseurs, besoin de locaux plus vastes, optimisation des charges locatives, rapprochement du siège social du domicile de son président, amélioration de l'image de marque et du prestige de l'entreprise... Autant de prétextes qui peuvent potentiellement motiver un transfert de siège.
    
3. Des raisons personnelles : l'entrepreneur individuel qui a dans un premier temps choisi de domicilier son entreprise chez lui peut envisager de séparer son activité professionnelle de sa vie personnelle et familiale. Il peut aussi s'agir d'une volonté de protéger son intimité en limitant les sollicitations des démarcheurs, clients et autres fournisseurs à son domicile.

Qu'il s'agisse de choisir sa domiciliation au moment de la création de l'entreprise ou de prendre la décision d'un transfert de siège social au cours de la vie de la structure juridique et professionnelle, il est question de prendre en considération les potentielles conséquences d'un tel choix. La domiciliation d'une entreprise consiste à définir une adresse officielle qui sera utilisée pour les communications avec les instances administratives et fiscales, pour les relations clients et fournisseurs ainsi que par les tribunaux et opérateurs de justice en cas de litiges ou de contentieux.

Dès lors que l'entrepreneur à choisi l'adresse de son siège social, il doit se conformer à différentes obligations légales qui vont dépendre de la nature de sa société. Selon qu'il soit à la tête d'une Sarl, une Sasu, une Eurl, une SAS ou une SA, les démarches et obligations à remplir peuvent être différentes avec un fil conducteur qui demeure identique :

• Mettre à jour les statuts de l'entreprise 

La domiciliation du siège social d'une entreprise doit obligatoirement être mentionnée dans les statuts, toute décision de transfert implique donc une modification des termes des conditions légales de fonctionnement pour l'entité juridique. Une donnée obligatoire sauf pour les micro entreprises qui n'ont pas d'obligations en termes de rédaction et d'enregistrement de règles statutaires.
 

• Publier un avis de domiciliation dans un journal d'annonces légales

D'après le droit français, la décision prise par l'entreprise de transférer son siège social doit obligatoirement être reportée aux personnes tierces à la société, quelle que soit sa forme juridique ou son secteur d'activité. Pour cela, il est question de publier un avis dans un journal d'annonces légales reconnu par les instances territoriales compétentes sur la zone géographique du siège social. Dans le cas d'un siège social qui change de département, cet avis doit être publié dans deux journaux d'annonces légales distincts propres à chacune des implantations du nouveau et de l'ancien siège.

Les mentions qui doivent apparaître sur cette annonce légale sont : la dénomination sociale de l'entreprise, sa forme juridique, le montant du capital, l'adresse du nouveau siège social ainsi que l'état civil et les coordonnées postales du dirigeant et représentant légal de l'entreprise.
 

• Déposer une déclaration modificative à l'INPI pour transmission au greffe du tribunal de commerce compétent

Afin d'enregistrer le transfert de siège effectif aux yeux de l'administration publique et fiscale, un dossier d'inscription modificative doit impérativement être transmis au greffe du tribunal de commerce dont dépend le siège social de l'entreprise.

Une démarche qui, depuis le 1er Janvier 2023 doit obligatoirement être effectuée en ligne sur le Guichet unique de l'INPI.

À l'appui de ce dossier à déposer en ligne, plusieurs documents doivent être joints. Dans le cas où l'administration constate un manquement à ces obligations ou l'absence de pièces justificatives, la demande de déclaration modificative peut être tout simplement refusée. Voici la liste exhaustive des documents à fournir :
 

Le procès-verbal notifiant la décision de transférer le siège social.

Une copie des statuts modifiés, datés et certifiés conformes par le représentant légal de l'entreprise.

L'attestation de publication dans un journal d'annonces légales agréé par le ou les départements concernés par le changement de domiciliation.

Un justificatif de capacité d'occupation des nouveaux locaux.
 

• La modification des documents administratifs

Outre les statuts qui doivent obligatoirement faire mention de la nouvelle domiciliation, ce sont tous les autres documents légaux utilisés par l'entreprise qui doivent être modifiés à l'instar des factures, des devis, bons de commande mais aussi la signification des conditions générales de vente ou les mentions légales sur les supports digitaux, sites internet et/ou applications mobiles.

Aussi, pour être en conformité avec la réglementation et utiliser la nouvelle domiciliation à bon escient, il est nécessaire et obligatoire de reporter la nouvelle adresse du siège social sur les documents à usage commercial tels que les cartes de visite, prospectus, en-tête de courrier, signature de mail...
 

Enfin, pour assurer une continuité dans le fonctionnement de l'entreprise, le dirigeant doit prévenir l'ensemble des services fiscaux, ses fournisseurs, ses clients et autres prestataires, du changement de la domiciliation de son entreprise.

Une société de domiciliation est une entité juridique agréée par la préfecture et dont la mission principale est de proposer des adresses de siège social aux entreprises ainsi que toute une gamme de services annexes. Depuis les entreprises individuelles aux grands groupes internationaux, en passant par les SARL, SAS ou SASU, cette structure se propose d'attribuer un domicile juridique, et donc une adresse administrative officielle à chacune de ses formes de sociétés.

En règle générale, une société de domiciliation va proposer des adresses dans des secteurs géographiques prestigieux qui peuvent répondre à des objectifs divers dans le cadre d'une stratégie de développement, de gain de notoriété ou de valorisation de l'image de marque.

Au-delà de la recherche de crédibilité à travers une adresse officielle de prestige, faire appel à une société de domiciliation peut aussi répondre à une volonté de simplification dans le traitement des courriers. Cette tâche, parmi tant d'autres telles que des travaux de secrétariat, de comptabilité ou de ressources humaines, peut être confiée à la société de domiciliation.

Traitement, stockage, réexpédition, numérisation, alertes, envois de mails, il est possible de bénéficier d'une gestion sur mesure du courrier et de gagner en sérénité en déléguant les opérations de secrétariat à une société de domiciliation.

Un autre avantage, et pas des moindres, de recourir à la domiciliation commerciale, consiste dans les différents services annexes que la société de domiciliation peut proposer aux entrepreneurs. En effet, outre les différentes options dans la gestion des courriers, il est possible de bénéficier d'un accompagnement pour le transfert de siège social, le changement de dirigeant ou de dénomination de l'entreprise ou encore pour acter et enregistrer une cession de parts sociales.

Enfin, avec une société de domiciliation telle que Digidom, vous profitez également de tout un panel d'offres sur mesure pour accompagner votre entreprise et notamment le bénéfice d'une expertise comptable, d'une permanence téléphonique, d'un secrétariat administratif ou de la location de salles de réunion ou de bureaux.
 

En vous associant les services de Digidom, dans le cadre d'un contrat de domiciliation et de l'annexion de services sur mesure, vous avez la garantie d'un complet respect des règles de confidentialité pour vos données professionnelles, une totale discrétion dans l'accomplissement des démarches et une transparence exemplaire dans les échanges avec les entreprises domiciliées.

Un accompagnement sur mesure par un partenaire privilégié, une adresse prestigieuse pour le siège social de votre entreprise, des services adaptés à vos besoins et un coût réduit pour ces prestations grâce à des forfaits en adéquation avec vos réalités économiques, voici ce qu'est la domiciliation d'entreprise avec Digidom.