Comment gérer la boite postale de son entreprise

Gérer la boîte postale de son entreprise ?

Si vous ne souhaitez pas gérer le courrier de votre entreprise en interne, la boîte postale est sans doute faite pour vous. Nous faisons le point sur ses avantages, son fonctionnement et sur ses différences avec la boîte de domiciliation.

Pourquoi utiliser une boîte postale ?

Pour différentes raisons, vous pouvez décider d’externaliser la réception de votre courrier d’entreprise et louer une boîte postale professionnelle. En effet, certains entrepreneurs ne possèdent pas de locaux professionnels, comme des TPE, des artisans ou des digital nomads. D’autres ont domicilié leur entreprise à leur domicile personnel et souhaitent préserver leur vie privée. La boîte postale est alors la solution idéale. Une boîte postale, comme son nom l’indique, est une boîte de réception de votre courrier située dans un bureau postal. Cette boîte possède un numéro qui devra figurer sur les courriers que vos interlocuteurs vous adresseront. C’est le fameux « BP » (pour boîte postale), suivi d’un numéro. Une boîte postale présente de nombreux avantages :

Les erreurs d’adresse sont moins fréquentes avec un numéro de boîte postale.

Les boîtes postales sont livrées en priorité.

Votre courrier reste confidentiel.

Votre courrier est stocké dans un espace sécurisé.

Comment ouvrir une boîte postale ?

Pour ouvrir une boîte postale, rien de plus simple. Vous devez vous rendre à votre bureau de Poste le plus proche du siège social de votre entreprise. Vous pouvez également réaliser cette démarche en ligne. Différents types d’abonnement existent, soit annuels, soit temporaires. Pour obtenir une boîte postale, vous devrez justifier d’une adresse dans le secteur desservi par l’agence postale et signer un mandat de procuration à l’agence qui gérera votre courrier. Vous pouvez désigner jusqu’à cinq bénéficiaires de votre boîte postale. Après avoir signé votre contrat, des clés vous seront remises, ainsi que votre numéro de boîte. Pour chaque clé, vous devrez verser une caution qui vous sera rendue au moment de leur restitution. Votre boîte sera alors directement opérationnelle. Il ne vous restera plus qu’à venir chercher votre courrier quand bon vous semble dans la limite des horaires de votre agence postale.

Et la boîte de domiciliation ?

Il existe une autre solution d’externalisation de votre courrier d’entreprise : la boîte de domiciliation. Dans ce cas, ce n’est plus la Poste qui vous livre votre courrier, mais une société de domiciliation auprès de qui vous avez souscrit un contrat de gestion de courrier. Elle réceptionne tous vos courriers et vous les réexpédie ou les numérise et vous les envoie par e-mail. Cette deuxième solution vous permet également de domicilier votre entreprise, ce qui n’est pas possible avec une boîte postale. Une société de domiciliation vous proposera aussi d’autres services qui peuvent s’avérer très utiles : standard téléphonique, secrétariat, location d’une salle de réunion ou d’un bureau, réalisation de vos formalités administratives… 

La boîte postale représente la formule la plus courante de gestion externalisée des courriers d’une entreprise. En cas de domiciliation, la boîte de domiciliation est sans doute plus adaptée. À vous de comparer les services et les coûts pour choisir ce qui correspond le mieux à votre activité