Comment et pourquoi ouvrir une boite postale pour son entreprise ?

Comment fonctionne une boîte postale pour entreprise ?

La création d'une boîte postale est un service proposé par La Poste et qui permet à une entreprise d'obtenir une adresse différente que celle de ses locaux ou à un particulier une adresse autre que celle de sa résidence. Si vous avez déjà envoyé des courriers à une adresse qui indiquait la notion « BP N°... », c'est que vous avez déjà été confronté à une boîte postale.

Lorsqu’un particulier ou un professionnel loue une boîte postale, les courriers sont reçus et conservés par le bureau de poste désigné jusqu'au moment où il décide de le récupérer.

Si vous vous demandez pourquoi louer une boîte postale, quelles sont les démarches à effectuer pour obtenir une adresse boîte postale ou quels sont les avantages et les limites de cette prestation pour une entreprise, Digidom vous propose de vous dévoiler tous les secrets de la boîte postale.

Pourquoi obtenir une adresse postale pour son entreprise ?

Faire appel au service de boîte postale proposé par La Poste est une solution qui peut convenir à certains entrepreneurs notamment dans le cas où l'entreprise ne possède pas de ressources humaines pour gérer la réception du courrier.

C'est aussi une excellente alternative si vous ne disposez pas de locaux professionnels pour exercer votre activité et que vous ne voulez pas que votre courrier arrive à votre domicile personnel. Enfin, disposer d'une boîte postale peut vous permettre de prendre possession de votre courrier tôt le matin, dès l'ouverture du bureau de poste, plutôt que d'attendre le passage du facteur.

Comment faire pour ouvrir une boîte postale ?

Procéder à l'ouverture d'une boîte postale est une démarche assez simple. Vous devez vous adresser à un bureau de poste proche de l'adresse du siège social de votre entreprise et de prendre un abonnement à une boîte postale.

L'agent de La Poste prendra soin de vous demander un justificatif à travers votre numéro de SIRET afin de contrôler que votre siège social dépend effectivement du bon bureau de poste. Si vous êtes un particulier, un simple justificatif de domicile suffit pour mettre en place l'abonnement à une boîte postale. Attention, une entreprise ne peut obtenir qu'une seule boite postale.

Dès lors que votre éligibilité au service a été établie, il vous suffit de choisir la formule d'abonnement qui convient le mieux à vos besoins, mensuel, annuel, saisonnier et d'opter pour les modalités de paiement que vous souhaitez (chèque, espèces, carte bancaire...).  Il ne vous resta alors plus qu'à signer le contrat d'abonnement pour commencer à profiter de votre boîte postale.

Attention, le représentant légal de l'entreprise est la seule personne habilitée à venir retirer le courrier. Si vous souhaitez autoriser le ramassage par d'autres personnes, vous devrez remplir des mandats auprès de La Poste.
 

Le bureau de poste peut également vous proposer toute une palette de services complémentaires tels que des alertes SMS ou mails, une réexpédition de courrier... En sachant bien entendu que ces prestations sont payantes.

La dernière étape concerne l'organisation et le fonctionnement de votre entreprise et consiste à avertir vos partenaires commerciaux : fournisseurs, clients, prestataires... et de changer l'intitulé de votre adresse postale sur chacun de vos supports de communication ou documents légaux.

Enfin, lorsque vous voudrez résilier votre abonnement à votre boîte postale, celui-ci prendra fin après un préavis d'un mois que vous devrez signifier au bureau de poste par une lettre recommandée avec avis de réception.

Quels sont les avantages et les inconvénients d'une boîte postale ?

Ouvrir une boîte postale peut représenter de nombreux atouts pour une entreprise tout en possédant certaines limites.

Parmi les avantages de la boîte postale :
 

• Une confidentialité et une sécurité renforcée dans la gestion et la réception du courrier.
• Une mention postale supplémentaire qui permet à plusieurs membres de l'entreprise de recevoir leur courrier sur la même boîte postale.
• Une option de réexpédition de courrier de manière ponctuelle, temporaire ou définitive via la boîte postale.
• Une solution sur mesure à destination des entrepreneurs qui ne disposent pas de local professionnel dédié à leur activité.
• La mise à disposition des courriers sur une plus grande plage horaire correspondant aux horaires d'ouverture du bureau de poste.

Malgré tous ces avantages, la boîte postale n'est pas une solution miraculeuse et présente certaines limites :
 

• Ajouter la mention «BP » sur l'adresse de votre entreprise peut en défaveur sur votre image de marque ou même rendre méfiant sur la fiabilité de votre structure professionnelle.
• Souscrire un abonnement de boite postale n'est pas un service proposé par tous les bureaux de poste. Étant donné que votre boite postale doit être ouverte dans une agence située dans la même zone géographique que la domiciliation de votre siège social, vous pouvez vous retrouver devant l'impossibilité d'accéder à ce service.
• Avoir une boîte postale ne concerne que la réception, voire la réexpédition de votre courrier.
• Vous ne pouvez pas utiliser votre boîte postale comme adresse de domiciliation de votre siège social.

Quelles sont les alternatives à la boîte postale ?

La domiciliation postale ne doit pas être confondue avec une boîte postale. Bien que très pratiques à utiliser dans certaines conditions et pour des besoins ponctuels, les boîtes postales ne sont pas des solutions durables si vous voulez renforcer la viabilité de votre entreprise.
 

Le principal avantage de la domiciliation d'entreprise, au contraire des boîtes postales, est que vous pouvez y domicilier l'adresse administrative de votre siège social. Une entreprise de domiciliation de siège social telle que Digimo possède un agrément préfectoral qui vous garantit une parfaite conformité dans vos démarches et une confidentialité pour l'adresse d'exercice du dirigeant.

Lorsque vous faites appel à une société de domiciliation, l'adresse de réception de votre courrier ne comporte pas la mention «BP » ce qui évite de dévoiler qu'il s'agit en réalité d'une boîte aux lettres.
 

De plus et contrairement à l'ouverture d'une boîte postale en bureau de poste, une société de domiciliation postale vous propose généralement des services annexes d'une grande valeur ajoutée pour votre entreprise tels qu'une aide à la création d'entreprise, la modification des statuts, la location de bureaux et salles de réunion, une permanence téléphonique ou des travaux de secrétariat.
 

In fine, faire le choix de la boîte postale peut représenter une solution idéale sur le court terme mais la domiciliation d'entreprise propose bien plus d'avantages pour votre entreprise sur le long terme.