Comment enregistrer officiellement son adresse de domiciliation comme siège social ?

L'adresse de domiciliation, enregistrement officiel

Quel que soit l'endroit où l'entrepreneur situe le siège social de sa société : dans une société de domiciliation, dans un local commercial, dans les locaux d'une autre société ou dans sa propre habitation principale, la façon de l'officialiser reste la même.

La domiciliation du siège social doit être préalablement notifiée dans les statuts de la société et ensuite dans l'annonce légale de création de la société. Ces documents sont transmis au greffe du Tribunal de Commerce compétent du département de cette domiciliation pour être ensuite dispatchés à l'administration fiscale. Tout changement de domiciliation fait l'objet d'une modification des statuts et d'une information auprès du greffe du Tribunal de commerce.

Toutes ces démarches d'immatriculation de société peuvent s'effectuer en ligne, sur un des nombreux sites dédiés (infogreffe.fr) dans la mesure où le créateur de société peut dématérialiser ses documents pour les envoyer via internet.

Le siège social n'est pas uniquement une boîte aux lettres !

La société est une personne juridique qui détient certaines caractéristiques comme un nom, une activité principale, un capital social. Elle est commerciale ou civile, et afin d'être reconnue officiellement, elle doit disposer d'un siège social et le domicilier à une adresse qui n'est pas forcément celle où s'exerce l'activité de l'entreprise. Cette domiciliation est obligatoire au regard de la loi afin que l'existence de la société soit légale.

La société, en tant que personne morale, dispose d'un siège social de la même façon que la personne physique dispose d'un domicile. Cette domiciliation apparaît dans les documents officiels d'immatriculation de la société comme les statuts et l'annonce légale . Elle doit donc être déterminée avant même que la société ne soit créée. La modification du siège social d'une société est effectuée via ses statuts, engendrant un nouveau circuit des déclarations officielles. L'adresse du siège social figure sur tous les documents officiels que la société émet et elle détermine l'endroit où arrivent tous les papiers administratifs.

Le lieu de domiciliation du siège social détermine :

• l'endroit où est effectuée toute modification de la société,
• le journal d'annonces légales (JAL) qui publie les annonces légales en relation avec la société,
• la nationalité de l'entreprise et la loi applicable en cas de conflit,
• le greffe du Tribunal de Commerce compétent.

Le lieu de domiciliation du siège social doit être réel et répondre à certains critères essentiels pour être accepté comme tel par l'administration. Le siège social doit, notamment être l'adresse où se déroulent les Assemblées Générales et où la société conclut la majorité de ses contrats, le lieu où sont situés les principaux services administratifs de la société (gestion, comptabilité, etc.).

Pourtant, l'entrepreneur ne dispose pas toujours de la possibilité d'installer sa société dans des locaux qui lui appartiennent. Pour suppléer cette situation, le Code de Commerce offre deux options :

• domicilier le siège social de la société dans le local d'habitation de l'entrepreneur, ou
• domicilier le siège social de la société dans les locaux d'une autre société ou encore dans une société de domiciliation.

Ces dernières ont pour objectif l'hébergement des sociétés dans une structure pour la gestion des tâches de secrétariat basique comme l'accueil téléphonique, le transfert d'appels et le suivi du courrier.