Déléguer son secrétariat grâce à une société de domiciliation

Déléguer son secrétariat grâce à une société de domiciliation

La domiciliation d'une société simplifie le choix du lieu où situer le siège social de sa société, elle est porteuse d'avantages pour les finances de la société domiciliée.

La société de domiciliation : rôle et avantages

L'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et l'agrément préfectoral dédié autorisent la société de domiciliation à exercer ses activités. Principalement, elle héberge dans ses locaux, le siège social et fiscal de toutes sociétés et entreprises dont l'existence juridique est légale. Le local où s'exerce l'activité de la société peut être différent du siège social.

La domiciliation fait l'objet d'un contrat établi par le domiciliataire, pour trois mois minimum et renouvelable par tacite reconduction. Les différentes règles et documents sont à l'origine du décret de loi 85-1280 du 5-07-1985.

Les avantages de domicilier sa société sont d'ordre stratégique, commercial et financier. Ils s'expriment par,

• la possession d'une adresse prestigieuse (crédibilité auprès des clients),
• la suppression des charges liées à des locaux professionnels : bail de location, Cotisation Foncière des Entreprises (propriétaire et locataire), charges d'entretien du lieu, etc.,
• la différenciation entre siège social et habitation du dirigeant.

Société de domiciliation, les services proposés

Une fois la domiciliation effectuée, la société domiciliée peut déléguer les prestations de secrétariat au domiciliataire :

• suivi du courrier,
• service de permanence téléphonique,
• location de salles de réunion.

Le coût de prise en charge de ces prestations est moins onéreux que des frais de personnel et moins chronophage. L'entrepreneur, ou dirigeant de l'entreprise, économise le temps passé à réaliser lui-même les tâches de secrétariat ou à gérer son personnel (secrétaire-assistante) et n'augmente pas les frais de sa société avec un salaire et des charges sociales.

Le suivi du courrier

La domiciliation du siège social de la société constitue l'adresse postale du domicilié. La société de domiciliation regroupe ces courriers et les laisse à disposition d'un responsable de l'entreprise concernée. Elle peut également les retourner au dirigeant sous différentes formes : numérisés (scannés) et joints à un envoi internet, regroupés et réexpédiés par voie postale, etc.

Le courrier ainsi reçu ne concerne que la société domiciliée, le domicile du chef d'entreprise n'étant pas connu des différents interlocuteurs.

La permanence téléphonique

Répondre aux appels des clients en toutes circonstances reste utopique pour le chef d'entreprise. Une permanence téléphonique semble donc bénéfique, augmentant la crédibilité de la société concernée envers ses clients. Le domiciliataire attribue un numéro de téléphone qui devient le numéro officiel de la société et figure sur tous les supports, papiers et numériques. La société domiciliée fait également preuve d'un meilleur professionnalisme en restant joignable en permanence.

Les appels téléphoniques sont reçus au nom de la société domiciliée. La secrétaire prend les messages qu'elle fait parvenir au dirigeant ou renvoie les appels vers un numéro fourni par la société domiciliée. Le rythme et la fréquence de ces actions sont définis conjointement entre domiciliataire et domicilié.

La location de salles de réunion

Le contrat de domiciliation implique la mise à disposition de salles, permettant d'organiser des réunions dans un cadre confidentiel et de stocker des documents.

Ce service est flexible et généralement, le domiciliataire propose la location de ces salles à l'heure, à la demi-journée ou à la journée complète. Vous recevez vos clients dans un lieu adapté et c'est un atout supplémentaire qui s'ajoute à tous les précédents. Ces salles sont équipées (wi-fi, rétro-projecteur, etc.) pour faciliter le bon déroulement des réunions.

Le créateur ou dirigeant d'entreprise bénéficie donc d'intérêts non négligeables à déléguer les tâches de secrétariat et à utiliser un lieu de renom pour réunir ses clients, fournisseurs ou autres intervenants.