Faciliter la vie en openspace de ses employés

Le travail en open space, l'organisation

Travailler dans un open space peut vite devenir insupportable ! Pour certains salariés, d'y travailler plusieurs années de suite peut très vite être démotivante :

le bruit de l'entourage est constant jusqu'à en être stressant,

les difficultés de concentration sont maximales,

aucune intimité n'est respectée ni même envisageable,

les salariés peuvent avoir l'impression d'être surveillés par leurs collègues.

Pour que le travail dans ces espaces ouverts soit gérable, il faut imposer quelques règles dans le respect de ses collègues. Si ce but est atteint, la vie professionnelle en open space peut dévoiler un côté convivial et montrer quelques avantages. En effet, la proximité de ses collègues peut faciliter la communication et accroître la dynamique du groupe.

L'aménagement des locaux professionnels en open space est de plus en plus répandu dans les entreprises du monde entier. Pourtant, les statistiques (actineo, OpinionWay, etc.) montrent que la qualité du travail des salariés et leur efficacité professionnelle peuvent être impactées de façon négative par cet environnement.

Les salariés français retirent très peu de satisfactions lorsque l'aménagement des bureaux est réalisé en open space. Parmi ces salariés, une majorité retournerait volontiers travailler dans un bureau individuel, même s'ils reconnaissent que l'open space facilite les échanges entre collaborateurs, promettant ainsi d'enrichir la culture d'entreprise.

Respecter ses collègues pour travailler sereinement !

L'open space est une organisation qui optimise l'espace de travail en supprimant les cloisons des bureaux. Les postes de travail sont quelquefois très rapprochés les uns des autres : impossible de s'isoler ou de conserver un peu d'intimité. L'entreprise affiche des coûts réduits mais l'aménagement en open space est générateur d'un stress important. L'open space impose des journées de travail en mode communautaire alors le mieux est de définir des règles de vie commune.

Ces règles sont basiques mais compliquées à appliquer sur le long terme car elles sont fonction des capacités de chacun à communiquer. Il faut que le salarié éprouve de l'empathie et contribue à améliorer l'ambiance des lieux. Il doit savoir écouter ses collègues sans envahir leur espace de travail.

Si les collaborateurs d'une même équipe doivent se réunir, c'est bien de le faire dans une des salles de réunion plutôt qu'au milieu de l'open space. De même, si votre travail implique des contacts téléphoniques répétés, la sonnerie doit être en mode vibreur et lors d'une conversation téléphonique, vous devez faire l'effort de parler à voix basse. Une grande partie des appels téléphoniques pourraient être supprimés en instaurant une communication par mails.

Toujours pour éviter d'amplifier le bruit dans l'open space, il vaut mieux se déplacer pour communiquer oralement avec un collègue éloigné de son propre bureau plutôt que de l'interpeler sans bouger de sa place.

S'approprier son espace travail pour exister !

Même si les bureaux de vos collègues ou collaborateurs sont très proches du vôtre, il faut arriver à s'approprier son espace de travail en instaurant des frontières que vous pouvez matérialiser avec des boîtes de rangement, des classeurs ou même des plantes vertes. Vous pouvez également disposer des objets personnels sur votre bureau (mug, photos, pot à crayons, etc.).

S'approprier son espace de travail c'est également savoir s'isoler du bruit quasi constant dans l'open space et pour cela, l'utilisation d'un casque anti-bruit est une parade à ne pas négliger.

Ne pas s'isoler du groupe intentionnellement !

Le groupe de salariés, les équipes de collaborateurs ou les simples collègues, réunis dans un open space peuvent avoir le projet d'améliorer l'aménagement général du lieu (place du mobilier) et de le soumettre à leur hiérarchie. Il est donc essentiel de participer aux réunions informelles du groupe (autour de la machine à café ou le midi à table, etc.) et d'être vigilant sur les événements qui concernent l'organisation de l'ensemble des lieux et des équipes.

Si vous avez quelques petits problèmes de santé qui changent temporairement votre attitude envers vos collègues, il faut leur expliquer, afin qu'aucune ambiguïté ne naisse de cette situation. Une angine, par exemple peut être source de contagion : si vous vous isolez alors, c'est dans l'objectif de protéger vos collègues.

Il faut également, et c'est encore une difficulté, savoir gérer ses émotions et essayer d'arborer une humeur relativement constante. Ainsi, vous ne vous distinguez pas et votre intégration dans la vie du groupe n'est pas discutable. Vous restez disponible si un de vos collègues ou collaborateurs dans le groupe a besoin de vos services.

Se "ressourcer" régulièrement en faisant des pauses

Seul ou avec quelques-uns de vos collègues, faites des pauses régulières, sans qu'elles soient trop nombreuses ni trop longues pour ne pas ralentir la productivité du groupe ou votre efficacité individuelle. Deux pauses par jour et la pause repas du midi vont vous permettre de vous détendre, de prendre un café pour reprendre un peu d'énergie mais aussi et tout simplement, de vous éloigner de l'organisation de l'open space, envahissante et exigeante !