Les missions du secrétariat administratif

Le rôle de la secrétaire administrative ou l'assistante de gestion

Lorsqu’une entreprise prend son envol, la mise en place d’un secrétariat administratif devient nécessaire. Dans cette optique, la plupart des structures choisissent d’embaucher un(e) secrétaire ou assistant(e) de gestion, qui aura la pleine charge de cette fonction. Organisation, communication, comptabilité, ressources humaines, action commerciale, ou encore fiscalité, la secrétaire administrative doit être polyvalente et avoir un large spectre de compétences.

Les missions du secrétariat administratif

Le rôle du secrétariat administratif est très vaste, et dépend complètement des fonctions que lui attribue l’entreprise. Toutefois, celui-ci peut inclure ce type de tâches :

• Le secrétariat administratif assiste la direction :
• Réception et filtrage des appels téléphoniques, permettant au directeur et autres responsables de ne pas être dérangés inutilement pendant leur travail,
• Gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, et organisation de réunions diverses,
• Organisation des déplacements à l’extérieur et des réservations utiles,
• Classement et archivage des documents internes à l’entreprise,
• Prise de notes et rédaction de procès-verbaux, notamment lors des assemblées générales ou extraordinaires,
• Préparation et envoi du courrier.

Le secrétariat administratif seconde la direction pour chaque difficulté et points administratifs que celle-ci doit gérer.

• Le secrétariat administratif représente l’entreprise :
• Réputation de l’entreprise par sa proximité et sa fonction de conseil auprès des clients (appels téléphoniques, renseignements, suivi des dossiers, etc.),
• Gestion à l’amiable des litiges,
• Contribution à la préparation des supports de communications en tout genre (brochure, dépliants, affiches, etc.),
• Maintenance éditoriale du site Internet,
• Planification des budgets publicitaires,

Le secrétariat administratif est un atout non-négligeable dans l’image de marque de l’entreprise, que ce soit vis-à-vis de ses clients ou d’un public plus large.

• Le secrétariat administratif gère les comptes :
• Tenue des comptes de l’entreprise, quotidienne ou hebdomadaire,
• Réalisation des devis et des factures,
• Contrôle des dossiers en cours (factures non acquittées, rappel, contentieux, etc.),
• Édition des bulletins de salaire du personnel et suivi des congés payés ou maladie,
• Montage de présentations graphiques sur les chiffres de ventes, de trésorerie, etc.

Bien sûr, toutes ces fonctions importantes sont réalisées en collaboration étroite avec le responsable de service ou dirigeant.

En conclusion, le secrétariat administratif est en quelque sorte le cœur d’une entreprise. D’une aide précieuse pour d’innombrables secteurs et services, il est indispensable pour chaque difficulté du quotidien. En interne ou externalisé, s’entourer de collaborateurs de confiance et efficaces pour la bonne exécution de ces missions est indispensable.