Optimiser la salle de réunion pour le travail

Optimiser sa salle de réunion pour le travail

Dans une entreprise, la salle de réunion est un espace de travail aussi bien qu'un espace de rencontre, stratégique et incontournable. C'est dans la salle de réunion que les échanges renforcent la collaboration, que naissent les idées pour séduire de nouveaux clients ou que les contrats les plus importants sont négociés. Le dirigeant y réunit ses employés pour les informer, le cadre y retrouve ses collaborateurs pour prendre des décisions, revoir une organisation, etc.

Les entreprises ont donc véritablement intérêt à optimiser leurs salles de réunions pour une collaboration efficace et une communication sereine, interne et externe à l'entreprise.

Favoriser le confort de la salle de réunion avec un agencement réfléchi

C'est autour de l'espace qu'occupent la table et les sièges que s'organise la salle de réunion. Il faut que la table soit telle que chacun, de sa place, puisse communiquer avec l'ensemble des participants tout en bénéficiant de la présentation projetée sur l'écran. C'est une des raisons pour lesquelles les participants à la réunion vont rester concentrés et tirer le meilleur de leur participation.

Les sièges sont confortables, même pendant plusieurs heures. Si les réunions doivent s'enchaîner comme lors d'un séminaire, la présence d'une machine à café, d'une bouilloire et d'une fontaine à eau sera appréciée. Dans le même état d'esprit, un canapé et des fauteuils peuvent faciliter la convivialité et participer à détendre l'ambiance favorisant ainsi les échanges.

La lumière naturelle est un avantage mais s'il s'agit d'un éclairage artificiel, il doit être uniforme et non agressif. La sonorisation doit être adaptée à la taille de la pièce et il est nécessaire que l'air soit renouvelé régulièrement. Si les fenêtres s'ouvrent sans contraintes ou qu'une ventilation est installée dans la pièce, l'atmosphère n'est jamais confinée, évitant que l'attention ne se relâche et que les bâillements (dissimulés) perturbent la réunion.

Déplacer le mobilier et faciliter la modularité

Une salle de réunion peut servir à tour de rôle à tenir un workshop, réaliser une visioconférence avec des collaborateurs, faire la présentation de la dernière campagne marketing de l'entreprise, accueillir des clients, etc. Le fait d'être équipée d'un mobilier modulable est donc un réel atout.

Pour cela, l'environnement ne doit pas être figé et le mobilier surtout pas fixé au sol. Les tables peuvent être évolutives afin de les utiliser une par une ou en groupe. Eventuellement, elles peuvent être réglables en hauteur ou pliables pour libérer de l'espace. Avec ces performances, les tables permettent de changer l'aménagement de la pièce en quelques minutes et de redistribuer les espaces en fonction de l'événement.

Disposer d'un matériel approprié

Les moyens d'interaction tels que écrans et systèmes sons sont indispensables dans une salle de réunion, afin d'améliorer la collaboration qui passe par le digital lors d'une visioconférence et l'intervention de personnes d'entreprises extérieures. Les systèmes de communication "branchés" facilitent la communication entre intervenants : visioconférence et visiocollaboration. De plus, les PC doivent être connectés au réseau, à internet en wifi et avoir la possibilité de se connecter à l'écran partagé.

La connectique et les câbles doivent être intégrés au mobilier pour plus de sécurité. La mise à disposition d'un écran interactif facilite les échanges entre participants ainsi que la diffusion en temps réel des modifications d'un document ou d'une présentation.

Aménager les salles de réunions en utilisant les appareils connectés

L'entreprise peut donner l'opportunité aux utilisateurs des salles de réunion de faire leur réservation depuis leur tablette ou leur téléphone via une application interne entreprise. Le planning d'occupation des salles est alors accessible aux employés comme à leur cadre et au dirigeant. Chacun peut vérifier la réservation de salle pour une réunion de service hebdomadaire, pour une journée de présentation portes ouvertes, pour la formation des équipes concernées au dernier logiciel entreprise, etc.

Une modularité, un agencement et un mobilier adapté sans oublier une gestion commune, font des salles de réunion des endroits conviviaux propices à l'échange constructif.